Favoriser la co-création au sein d’une organisation avec le Brown Paper

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Comment simplifier les processus pour en dégager de l’efficacité ? Comment mettre en place la co-création au sein d’une organisation ? Dans cet article nous vous présentons une méthode simple, mais très efficace.

La cocréation permet d’améliorer la créativité et la performance dune organisation. Les ateliers de « Brown Paper » sont très efficaces pour engager la participation des acteurs concernés en créant un environnement de collaboration et de créativité. Le rôle de l’animateur est important, il est extérieur au processus, ce qui tend à rendre les interactions intelligibles et à prendre de la hauteur sur les tâches effectuées.

Objectif du Brown Paper

Impliquer les parties prenantes du processus à devenir acteur de la transformation ce qui facilitera l’adhésion à la solution. Ce processus agile itératif n’a pas de fin. Former les acteurs à la méthode leur permet de continuer son optimisation.

Le « Brown Paper » qu’est-ce que c’est ?

Le « Brown Paper » est un outil utilisé sous forme d’atelier de travail dont le support est réalisé (originellement) sur papier brun (brown).

Pourquoi le « Brown Paper » ?

L’objectif est de co-construire au fur et à mesure les processus métiers mettant en avant les interactions entre utilisateurs et métiers. On peut y inclure les différents acteurs et documents.

Lorsque les processus (workflow) ne sont pas formalisés, ils semblent clairs pour l’ensemble des acteurs. Pourtant dès que l’on entre dans le détail, les interactions des participants montrent qu’ils existe différentes interprétations, voir visions du même processus. Cela permet de soulever des questions comme l’utilité d’une tâche, de se rendre compte de qui et pourquoi l’information créée est consommée (l’output des uns est l’input d’un autre) ; c’est d’ailleurs tout l’intérêt d’un tel processus, définir les interactions, les besoins, briques d’informations qui transitent entres acteurs, le détail de la consommation de ses données « boîte noire » reste sous la responsabilité des acteurs/services.

Les règles d’or d’un atelier de travail

  • Définir le contexte et l’objectif de l’atelier de travail
  • Respecter les horaires
  • Téléphone éteint
  • Pas d’ordinateur
  • Rendre les participants actifs
  • Donner des actions aux participants, un seul responsable par tâche
  • Finir dès que les objectifs sont atteints

Les étapes à respecter pour « Brown Paper » efficace

  • Animateur : Préparer le support de l’atelier en amont ; exposer le contexte et l’objectif de l’atelier ; inviter les participants à être efficace pour finir plus rapidement
  • Définir rapidement le début et la fin du processus (immuable) => Cadre de l’atelier de travail
  • Définir une ligne de nage par acteur/service (rouleau de scotch à peinture fin pour dessiner les lignes)
  • Définir les acteurs parties prenantes du processus
  • Commencer par le cas nominal (le plus simple et dessiner au fur et à mesure les cas particuliers du plus simple au plus complexe)
  • Établir un seul responsable par action (si une action est partagée, le mettre en 2 lignes, point qui devra être levé ultérieurement)
  • Mettre de côté et marquer les zones à travailler (pour maintenir la fluidité des échanges et dessiner le cadre)
  • A chaque fin de cycle lire l’itération du processus que l’on vient de créer (pour le valider et éviter de revenir dessus)
  • Faire participer les différents participants en veillant à ce qu’il soit toujours acteurs actifs

Processus itératif :

  • Revenir sur la majorité des cas possibles (du moins complexe au plus complexe, sans prendre les exceptions hors cadre d’un processus, qui devront être traités hors processus le jour J)
  • Traiter les points sensibles (problématique non clarifiée) :
    • Est-ce que cette tâche n’est pas en doublon ?
    • Cette tâche est-elle vraiment nécessaire, a-t-elle encore du sens ? Oui/Non, Pourquoi ?
    • Peut-on simplifier le processus (pour gagner du temps) ? Si Oui, comment ?
    • Peut-on rendre cette tâche plus intéressante en y ajoutant une finalité ?
  • Mettre fin à la réunion en attribuant des actions aux acteurs

Options :

  • Identifier l’action principale pour chaque acteur
  • Identifier les tâches sensibles et complexes de chaque acteur
  • Estimer les durées des tâches par les participants (VSM : Value Stream Mapping) ; Indicateur : tâche facile/normale/difficile

Pourquoi le « Brown Paper » est-il un outil puissant ?

« Low Tech – High Performance »

L’utilisation du papier/crayon (ou tableau interactif) est très important pour éviter la dissipation de l’attention des partcipants.

Les ateliers de Brown Paper sont un moyen très efficace pour encourager les participants à partager leurs idées et perspectives, pour générer un dialogue constructif et créatif. En somme, rendre les acteurs de l’atelier. Mais surtout, les ateliers de Brown Paper peuvent aider les participants à trouver de nouvelles façons de résoudre des problèmes et àvelopper de nouvelles solutions ; ils prennent du temps pour se pencher sur leurs problèmes en prenant du recul dans une émulsion participative, chacun partageant sa compréhension et ses idées.

Les organisations qui souhaitent définir, formaliser ou optimiser leurs processus doivent envisager lutilisation des ateliers de « Brown Paper ». La présence dun expert externe est un atout pour améliorer lefficacité et la performance de ces ateliers. C’est pourquoi LPB Conseil propose ce type d’atelier dans le cadre de son accompagnement dans son offre de transformation numérique.

Formalisme / règles d’utilisation :

  • Carré* : verbe d’action à la 3ème personne (afin de pouvoir lire le processus, ex. « Martin répond au téléphone »)
  • Losange* : question demandant une prise de décision (réponse par Oui/Non dans le cas nominal, exception possible)
  • Drapeau (Post-it rose) : Point d’attention, à traiter dans un second temps
  • Rectangle : Macro-Process : post-it rectangle (processus plus global qui fonctionne ou qui sera traité dans une réunion ultérieure)
  • Carré Vert (Post-it vert) : Documents / Données externes nécessaires au processus
  • Liens : Trait de feutre pour la liaison entre les acteurs/action/question
  • Ligne de vague : une ligne par partie prenante (acteur individuel, service…)

Distribuer les feutres et post-it aux participants. Chaque participant vient coller ses actions.

Pour aller plus loin

Rien ne dépassera la pratique. Il existe de nombreux autres principes dans la méthode, mais l’important est d’en comprendre les grands principes et de se les approprier… par la pratique !

Télécharger notre penses-bêtes Brown Paper, pour l’utiliser comme support de vos ateliers de travail.

Vous êtes une entreprise qui souhaitez optimiser vos processus, cette méthode vous parle, mais vous souhaitez être accompagnez pour prendre en main cette méthode, n’hésitez pas à nous contacter, nous ferons un plaisir de vous former sur cette méthode.

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