Vous gérez des tâches administratives chronophages et répétitives, votre journée de travail ressemble à « Un jour sans fin ».
Vous utilisez des fichiers Excel pour gérer des données sensibles sans aucun contrôle, ni sauvegarde et vous pensez que l’achat d’un logiciel est la solution à tous vos problèmes ?
Voilà pourquoi le logiciel ne répondra pas à votre réel problème.
Contexte
Prenons l’exemple d’une grande collectivité territoriale qui gère son Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) via des fichiers Excel pour gérer ses processus spécifiques.
Pourtant, cette collectivité a acheté un logiciel toutes options permettant de couvrir un bon nombre de leurs besoins et la Direction finance utilise déjà cette solution.
Problématiques
Les ressources humaines ne sont pas convaincues par la solution qui ne couvre pas l’ensemble de leurs besoins. Ils se sentent incompris et non accompagnés dans leurs spécificités. Ils accumulent les frustrations vis à vis de l’éditeur. Côté éditeur, ils épuisent les chargés de clientèle et deviennent de moins en moins enclin à servir la collectivité.
La communication entre collectivité et éditeur est compliquée, chacune des parties pensant que la situation a été initiée par l’autre.
Résultat : La collectivité cumule les désavantages des deux solutions :
- La collectivité paie le prix fort et continue d’utiliser Excel,
- Les RH passent beaucoup de temps dans des tâches à faible valeur ajoutée,
- La gestion par Excel est source d’erreur, empêche un réel travail collaboratif et n’est pas sécurisée (pas de sauvegarde, ni de traçabilité…).
Rôle de LPB Conseil dans cette situation
Côté client
La réelle problématique à laquelle fait face le client est la conduite du changement. Le client ne retrouvant pas l’ensemble des spécificités qu’il utilise, n’arrive pas à se projeter dans le nouvel outil.
Mais aucun logiciel du marché ne permettra de répondre à 100% des besoins existants et à venir.
La Loi de Pareto (80/20) prévoit que 20% d’efforts permettent de couvrir 80% des besoins ET que les 80% d’efforts restant ne permettront que de répondre à 20% des besoins spécifiques restants.
Ce que cela veut dire dans ce contexte, c’est qu’il vaut mieux mettre en place une solution « générique » permettant de répondre à 80% du besoin, avec tous les avantages que cela comporte :
- Disponibilité des ressources pour des affectations à plus grande valeur ajoutée,
- Sécurité de la donnée : confidentialité, intégrité, disponibilité et traçabilité
- …
Le reliquat du périmètre non couvert pouvant être géré par Excel si cela est toujours pertinent.
Dans le cadre de l’évolution de son S.I., nous accompagnons notre client à redéfinir et optimiser leurs processus. Cela permet d’axer les processus sur la création de valeur et de simplifier, voir supprimer des tâches chronophages et inutiles (cf. ITIL 4).
Dans ce contexte où une solution était déjà avancée, nous avons orienté les processus dans le cheminement de l’outil pour en maximiser les performances, tout en évitant de compromettre le cœur de métier de la collectivité.
En résumé les verrous du client étaient :
- La conduite du changement,
- Des processus inadaptés,
- Un manque de visibilité et d’accompagnement
Côté éditeur
De son côté l’éditeur s’obstinait à fonctionner selon le modèle qui l’arrangeait sans écouter le besoin client. Les formations étaient données sous la forme de présentation commerciale sur l’ensemble des possibilités de la solution avec des exemples éloignés du métier du client.
Pour autant les spécificités de ce client qui ne sont pas portées par d’autres n’entrerons jamais dans les futurs développement de l’outil.
De plus l’éditeur ne donnait aucune visibilité sur le planning des formations ou du paramétrage. La volonté de l’éditeur était de réaliser le maximum de ses interventions en ligne.
Le rôle de LPB Conseil a été de contraindre l’éditeur à fonctionner en mode projet, notamment en permettant de :
- Répondre sur la faisabilité des besoins exprimés,
- Donner une visibilité sur le planning ET de planifier des rendez-vous client en avance,
- Définir des documents de travail pour permettre au client de se projeter et de définir son besoin,
- L’accompagner sur des exemples DU client et le rendre autonome sur le paramétrage,
- De proposer des ateliers en présentiel renforçant le lien entre client et éditeur,
- …
En conclusion
La conduite du changement est une tâche ardue pour l’ensemble des clients et la résolution des problèmes n’est possible que par une prise de hauteur. De plus, pour qu’un projet avance il faut en définir le cadre et vérifier la réalisation des actions. Redéfinir les bases d’une relation est également essentiel, un projet est avant toute chose une aventure humaine.
Vous êtes une collectivité ou une entreprise qui rencontrent ce type de difficulté ? N’hésitez pas à faire appel à nos consultants. Nous nous engageons au résultat.
