Le mail est un outil très simple à utiliser et pourtant, rare sont ceux qui l’utilisent avec efficacité. D’un autre côté, peu guides de bon usages sont diffusés, et nous nous retrouvons à minimiser les conséquences des mauvaises pratiques. Par exemple, Microsoft dû faire face à des phénomènes de « Reply All Storm » qui l’a décidé à limiter la fonction « répondre à tous » pour les utilisateurs d’Office 365.
Nous avons sauté sur cette actualité pour proposer 5 mesures pour bien utiliser le mail et ainsi rendre cet outil tout aussi performant que des solutions plus sophistiquées comme Teams, Slack, Yammer, etc.
Notre guide des bons usages des mails
1. Restreindre un mail à un sujet
- Chaque conversation mail fait référence à un seul sujet :
- Si l’on a deux sujets distincts à traiter avec le même collaborateur, on lui envoie deux mails différents
- Cette approche permettra à l’interlocuteur de n’oublier aucun sujet mais surtout de prioriser les sujets à traiter
2. Bien rédiger l’objet du mail
- En continuant sur la même philosophie, l’objet du mail doit être limité à une seule information :
- Par exemple, pour la transmission d’un devis par mail, le nom du client ou les détails de l’offre doit être l’objet unique du mail
- Ceci permettra non seulement de mieux structurer le mail – en évitant la création de multiples dossiers et de sous-dossiers – mais aussi de faciliter la recherche de ce dernier via le moteur de recherche.
- Dans le cas où vous recevez un mail dont l’objet ne répond pas à vos exigences, nous préconisons de vous renvoyer le mail en corrigeant l’objet de ce dernier afin que celui ci corresponde à la structure/organisation de votre boite mail
3. Structurer le contenu de son mail
- Il est impératif d’être précis dans le contenu. Pour cela, nous prônons de commencer le mail en présentant de manière très synthétique la demande ou le propos de ce dernier.
- Ensuite, si nécessaire, le corps du mail peut être complété en ajoutant plus de détails relatifs à la communication.
- Cette deuxième partie n’étant pas essentielle au traitement de la demande, servira principalement à consolider le propos présenté et peut être ainsi considérée comme une annexe.
4. Bien choisir ses destinataires
- Pour éviter le phénomène « Reply All Storm » qui initialement est provoqué par un mauvais choix de liste de diffusion, il est primordial d’adresser votre message uniquement aux personnes directement concernées.
- Il est important d’ajouter que ce ciblage de destinataire peut être grandement facilité en suivant les deux premiers points : utilisation d’un objet précis et la restriction d’un mail à un sujet.
5. Hiérarchiser ses destinataires
- Dans le cas où une réponse urgente est exigée, ne sollicitez pas plusieurs personnes par mail car cela ne fait que retarder la réponse.
- Nous vous conseillons d’adresser le mail à uniquement un destinataire.
- Avec un choix de « champion », ce dernier sera privilégié comme destinataire et la demande maintiendra son caractère prioritaire. Les autres destinataires seront ajoutés en copie uniquement à titre d’information et si cela est strictement nécessaire.
Conclusion
Une bonne collaboration ne nécessite pas forcément l’utilisation d’un outil compliqué. En effet, il est plus judicieux de d’abord définir la méthode et les bonnes pratiques de collaboration pour ensuite les implémenter au sein d’un outil relativement simple comme le mail. Grace à ces 5 mesures facilement implémentables dans un environnement professionnel, vous éviterez des problèmes techniques comme ceux de Microsoft et augmenterez l’efficacité de votre collaboration. Cet axe de réflexion est inspiré de notre projet de R&D : le Framework Méthodologique FishLite dont la leitmotiv est de générer de la valeur au travers d’une simplification du système d’information. Ce projet sera détaillé dans un prochain article.
