Et si on commençait à utiliser nos outils collaboratifs correctement ?

Nul ne peut contester le fait que les outils collaboratifs ont révolutionné les méthodes de travail en entreprise. Toutefois, les fonctionnalités clés de ces outils sont-elles réellement maîtrisées par les collaborateurs ? En se basant sur notre expérience dans le conseil, nous constatons que beaucoup d’entreprises implémentent des outils qui sont très souvent mal ou sous-utilisés. Alors, comment bien utiliser ces outils afin de :

• Simplifier la communication inter équipes.
• Fluidifier le partage documentaire.
• Faciliter l’accès aux documents.
• Optimiser l’organisation et le suivi du travail.
• etc.

Pour cela, nous vous proposons 3 mesures / bonnes pratiques à adopter pour mieux utiliser vos outils collaboratifs dans la gestion de vos projets.

Mesure 1 : Hiérarchiser/catégoriser vos canaux de communication

Dans le but de simplifier la communication, le suivi de travail etc. nous vous proposons de restreindre un projet à un canal de communication. Ce dernier peut être composé de sous-canaux :

• 1 sous-canal réservé au chef de projet :
  • Il sera alimenté uniquement par ce dernier et a pour but de transmettre les annonces importantes du projet aux autres membres de l’équipe.
• Autant de sous-canaux qu’il y a de sujets « complexes » à traiter dans le projet :
  • Le suivi des tâches allouées aux différents collaborateurs du projet.
  • Les tâches à prioriser en fonction de l’état d’avancement du projet : deadline de transmission, non-disponibilité du client, urgence du projet, etc.
  • Les demandes de précisions ou les transferts de documents entre collaborateurs.
  • Le manque de ressources empêchant le bon déroulement du projet.
  • Etc.
• De plus, en considérant les multiples possibilités de structure documentaire pouvant être utilisées : classification par compétence, par coût, par type de projet, par phase, par livrable, etc., un outil de suivi du projet : Planner, Trello, etc. peut être associé aux différents sous-canaux afin de permettre aux collaborateurs de mieux suivre/respecter les échéances du projet.

Mesure 2 : Privilégier la communication via un mode « post »

Il est important de préciser que les sous canaux mentionnés ci-dessus ne doivent pas être considérés comme un chat. Ainsi, dans le cas où un collaborateur souhaite communiquer avec ses paires, une communication via un fonctionnement « post » doit être privilégiée. Par exemple, le fonctionnement suivant est à proscrire :

Jean a écrit à 8h00 : Salut

Jean a écrit à 8h01 : Que pensez-vous du Cloud ?

Jean a écrit à 8h02 : Merci pour vos retour

Jean a écrit à 8h02 : s

Le collaborateur aurait plutôt du communiquer avec ses paires de la façon suivante :

Jean a écrit à 8h02 : Salut

Que pensez-vous du Cloud ?

Merci pour vos retours.

Ce mode de fonctionnement est beaucoup plus simple à suivre, moins invasif et permet aussi de facilement corriger son post en cas de faute de frappe.

Mesure 3 :  Proscrire les « copiés-collés » des fichiers  

Afin d’éviter la pluralité de versions d’un document : vJean1.0, vPaul1.1, vLisa1.1.1, etc. et la multiplicité d’emplacements de sauvegarde : bureau, dossier partagé, dossier personnel, etc., il est impératif de proscrire l’utilisation du « copié-collé » ou le « pièce-jointage » des documents de travail. En effet, il est plus judicieux de partager ces documents en question, en transmettant uniquement leur lien de stockage Dropbox, OneDrive, etc. De cette façon, les différents utilisateurs du fichier accèderont à une seule version du document et utiliseront un emplacement de sauvegarde unique. Ceci permettra l’affranchissement des problèmes liés à la gestion de plusieurs référentiels de données, de recherche de la « bonne » information, etc.; en bref, de fiabiliser et d’optimiser le partage documentaire au sein de l’équipe projet. 

Conclusion

La variété d’outils, le nombre de fonctionnalités, etc. ne garantie pas une bonne collaboration dans une entreprise. C’est un mythe que malheureusement les entreprises ont du mal à oublier. D’ailleurs, les utilisateurs ne maitrisent pas et confondent souvent les différentes fonctionnalités mis à leur disposition. En effet, notre expérience dans le conseil nous a montré qu’il y a souvent une décorrélation entre les l’utilisation des fonctionnalités et les cas d’usages pour lesquels ces derniers ont été développés. Dans un prochain article, nous présenterons une méthode pour vous permettre de bien choisir vos outils collaboratifs. En attendant, les 3 mesures présentés ci-dessus vous permettront de mettre en place une bonne base pour assurer une utilisation optimale de vos outils collaboratifs.