Nul ne peut contester le fait que les outils collaboratifs ont révolutionné les méthodes de travail en entreprise. Toutefois, les fonctionnalités clés de ces outils sont-elles réellement maîtrisées par les collaborateurs ? En se basant sur notre expérience dans le conseil, nous constatons que beaucoup d’entreprises implémentent des outils qui sont très souvent mal ou sous-utilisés. Alors, comment bien utiliser ces outils afin de :
Pour cela, nous vous proposons 3 mesures / bonnes pratiques à adopter pour mieux utiliser vos outils collaboratifs dans la gestion de vos projets.
Dans le but de simplifier la communication, le suivi de travail etc. nous vous proposons de restreindre un projet à un canal de communication. Ce dernier peut être composé de sous-canaux :
Il est important de préciser que les sous canaux mentionnés ci-dessus ne doivent pas être considérés comme un chat. Ainsi, dans le cas où un collaborateur souhaite communiquer avec ses paires, une communication via un fonctionnement “post” doit être privilégiée. Par exemple, le fonctionnement suivant est à proscrire :
Jean a écrit à 8h00 : Salut
Jean a écrit à 8h01 : Que pensez-vous du Cloud ?
Jean a écrit à 8h02 : Merci pour vos retour
Jean a écrit à 8h02 : s
Le collaborateur aurait plutôt du communiquer avec ses paires de la façon suivante :
Jean a écrit à 8h02 : Salut
Que pensez-vous du Cloud ?
Merci pour vos retours.
Ce mode de fonctionnement est beaucoup plus simple à suivre, moins invasif et permet aussi de facilement corriger son post en cas de faute de frappe.
Afin d’éviter la pluralité de versions d’un document : vJean1.0, vPaul1.1, vLisa1.1.1, etc. et la multiplicité d’emplacements de sauvegarde : bureau, dossier partagé, dossier personnel, etc., il est impératif de proscrire l’utilisation du “copié-collé” ou le “pièce-jointage” des documents de travail. En effet, il est plus judicieux de partager ces documents en question, en transmettant uniquement leur lien de stockage Dropbox, OneDrive, etc. De cette façon, les différents utilisateurs du fichier accèderont à une seule version du document et utiliseront un emplacement de sauvegarde unique. Ceci permettra l’affranchissement des problèmes liés à la gestion de plusieurs référentiels de données, de recherche de la “bonne” information, etc.; en bref, de fiabiliser et d’optimiser le partage documentaire au sein de l’équipe projet.
La variété d’outils, le nombre de fonctionnalités, etc. ne garantie pas une bonne collaboration dans une entreprise. C’est un mythe que malheureusement les entreprises ont du mal à oublier. D’ailleurs, les utilisateurs ne maitrisent pas et confondent souvent les différentes fonctionnalités mis à leur disposition. En effet, notre expérience dans le conseil nous a montré qu’il y a souvent une décorrélation entre les l’utilisation des fonctionnalités et les cas d’usages pour lesquels ces derniers ont été développés. Dans un prochain article, nous présenterons une méthode pour vous permettre de bien choisir vos outils collaboratifs. En attendant, les 3 mesures présentés ci-dessus vous permettront de mettre en place une bonne base pour assurer une utilisation optimale de vos outils collaboratifs.