Accompagner l’usage des postes de travail pour les collaborateurs mobiles

Les espaces de travail se réinventent tous les jours, pour fournir des lieux plus ouverts ou au contraire plus individualisés en télétravail. L’utilisateur nécessite de s’adapter rapidement à différents contextes. Nous définissions l’acronyme ATADAWAC qui représente l’approche du poste de travail moderne dans notre précédent article, mais qu’en est-il de l’accompagne du côté utilisateur ?

Si nous avions déjà parlé de comment apporter le poste de travail du futur, nous n’avions que peu évoqué l’aspect infrastructurel. De ce fait, à quoi doit-on penser pour accueillir nos futurs collaborateurs mobiles et prévoir ses investissements sur le long termes ?

Former l’utilisateur à l’usage de son poste de travail dans les lieux publics comme au bureau

Tout nouvel utilisateur doit se voir fournir les consignes d’utilisation de son poste de travail. En effet, la charte informatique doit pouvoir cadrer les usages des ordinateurs par les collaborateur dans une multitude de contextes. De plus, il faut pouvoir lui expliquer les différents usages technologiques possibles et comment le poste s’adapte, notamment :

• Expliquer et documenter l’utilisation de services informatiques de l’entreprise : wifi, antivirus, stockage de données, etc ;
• Repenser le lieu de travail pour banaliser les bureaux. Ils seront sollicités par des personnes différentes selon les projets avec les périphériques adaptés et compatibles ;
• Insister sur la valeur ajoutée du collaborateur concernant 

Sensibiliser le collaborateur à la sécurité des systèmes d’informations

Les risques de piratages informatiques ciblent en premier lieu les utilisateurs. La première barrière contre ces menaces est donc le collaborateur. Pour pouvoir le préparer à faire face, il faut le sensibiliser afin qu’il acquiert les bons réflexes.

• Sensibiliser aux risques encourus lors de l’utilisation d’un réseau filaire ou wifi différent de l’entreprise ;
• Faire connaître les pratiques d’ingénierie sociale pouvant promettre la sécurité de l’utilisateur, comme de l’entreprise ;
• Expliquer le fonctionnement des moyens d’accès aux systèmes d’informations fournis et à quoi servent-ils. Notamment, les exigences de caractères des mots de passe ou la double authentification ;
• Apporter les bonnes pratiques vis-à-vis du stockage de son poste : ne pas le laisser sans surveillance dans le train, son bureau, sa voiture, etc.

Disposer d’une infrastructure réseau performante

Que ce soit en wifi chez lui ou au bureau, en déplacement en 4G : le collaborateur peut aujourd’hui avoir accès à internet depuis n’importe où. Cet accès lui sera nécessaire afin de mener à bien ses missions. De plus, cela lui permet d’échanger avec son équipe ou son management. Les déploiements attendues doivent permettre de :

• Veiller à avoir une connexion internet au débit suffisant afin d’assurer la possibilité d’accéder aux ressources hébergées en SaaS telles que les mails, le partage de fichiers, la téléphonie, etc. Cette connexion peut être exécutée sur différents supports, notamment la 4G dans un contexte de mobilité.
• Déployer des réseaux sans fils au sein de l’entreprise pour développer les usages mobiles internes. La mobilité n’est pas forcément synonyme de nomadisme. L’utilisateur se retrouve souvent à se déplacer au sein même de ses bureaux.

Utiliser un outil de gestion des postes de travail efficace

Les ordinateurs sont la première interface avec le Système d’Information. L’aspect, la rapidité et l’ergonomie conditionnera la satisfaction de l’utilisateur autour des usages de ses applications métier. Il est donc judicieux de se doter d’un système de gestion des postes de travail afin de gérer les postes de travail des utilisateurs d’une façon moins intrusive et à distance. Ainsi, quelle que soit la situation du collaborateur : un gain en satisfaction se fera ressentir grâce aux nouvelles possibilités de support. Néanmoins, il est recommandé de catégoriser les configurations en différents groupes d’usages, afin de ne pas se perdre dans sa gestion et des configurations à déployer.

Les fonctionnalités attendues doivent permettre de :

• Déployer une configuration sur les postes de travail selon une politique d’utilisation en mobilité ;
• Être capable de sécuriser l’accès aux données des machines, notamment à l’aide du chiffrement des disques ;
• Être en capacité de sauvegarder les données de l’utilisateur pour lui restituer entièrement en cas de défaillance matérielle ou vol ;
• Organiser le support à distance afin d’accompagner les utilisateurs dans leurs problèmes de quotidien.

Finalement, le plus important et éprouvant à mettre en place par la plupart des DSI ou RSI est bien la communication autour de l’usage des postes de travail. Souvent lors de nos exercices d’audit, nous constatons que la gestion des ordinateurs et la façon dont ils sont apportés aux utilisateurs n’apportent pas de satisfaction. Dans ce cas là, il vaut mieux redéfinir l’ergonomie du poste de travail avant de mettre en place de nouveaux moyens infrastructurels.